La surveillance est organisée par un contrôle documentaire (questionnaire annuel et liste (fichiers) des opérations réalisées). L’objectif de cette surveillance est de s’assurer : que l’entreprise exerce toujours l’activité pour laquelle elle a été qualifiée, que chacun des opérateurs de mesures exerce son activité, qu’elle se tient à jour des évolutions techniques, législatives et réglementaires, et qu’elle réalise ses prestations conformément à la norme NF EN 13829 et à son guide d’application GA P50-784.
Questionnaire annuel
Le questionnaire annuel est renseigné par l’entreprise et permet au secrétariat technique de la commission de vérifier la situation de l’entreprise et de délivrer le certificat de l’année.
Si nécessaire la commission peut être saisie par le secrétariat technique de tout changement important susceptible de remettre en cause la qualification détenue par l’entreprise.
Des frais annuels de secrétariat sont facturés à l’entreprise selon le tarif en vigueur.
Déclaration à Qualibat (liste des opérations de mesures réalisées)
L’entreprise établit un fichier exhaustif regroupant les registres des opérations de mesures des différents opérateurs de mesures. Ce fichier est envoyé à Qualibat une fois par an pour lui permettre de vérifier l’activité de l’entreprise et celle de ses opérateurs de mesures.
L’entreprise doit donc déclarer chaque année toutes les opérations de mesures réalisées, en précisant a minima pour chacune d’elles :
- le type de travaux : neuf, rénovation,
- le cas échéant, le label souhaité pour l’ouvrage,
- les coordonnées du client (maître d’ouvrage, maître d’œuvre).
Cette déclaration sera faite par l’entreprise en fournissant les justificatifs demandés dans le questionnaire de suivi.
Décision de maintien ou de retrait
Après l’examen du questionnaire de suivi, la commission décide du maintien ou non de la qualification de l’entreprise pour une liste d’opérateurs donnée.
REVISION DE LA QUALIFICATION
Dossier de révision
Au terme de la durée de 4 ans (2 ans pour une qualification probatoire), l’entreprise est soumise à l’obligation de révision, conformément au Règlement Général de l’Organisme. L’initiative en revient au secrétariat technique de la commission. L’entreprise doit alors renseigner un dossier de renouvellement donnant lieu à un examen complet.
A titre exceptionnel, si le suivi annuel ou l’instruction d’une plainte d’un tiers le justifie, l’Organisme se réserve le droit de déclencher une révision exceptionnelle. Tous les frais y afférents sont à la charge de l’entreprise.
Décision de la commission d’examen
Après l’examen du dossier de révision, la commission décide du renouvellement ou non de la qualification de l’entreprise.
