L’organisation du manuel qualité amiante et de la même manière celle du système qualité amiante de l’entreprise est laissée à la discrétion de l’entreprise. Néanmoins, lorsqu’une entreprise qui n’a aucun bagage qualité se lance, elle peut être désorientée pour organiser son système.
Forme
Certaines entreprises ont un manuel complet tel un livre qui regroupe tous les éléments de réponses aux différentes exigences sans distinction de procédure/d’instructions. Ce document à l’avantage de centraliser les éléments, mais il est parfois difficile de s’y retrouver après plusieurs années de mise en œuvre et autant de mises à jours que d’audits réalisés, d’évolution de processus, d’intégration de nouveaux matériels…
D’autres vont créer des procédures desquelles dépendront des instructions desquelles dépendront des enregistrements. L’intérêt étant par exemple que lorsque l’on intègre un nouveau matériel, il suffit de rédiger une nouvelle instruction propre à l’utilisation et à l’entretien de ce matériel et à la glisser dans le dossier en cohérence. La difficulté devient alors de ne pas sur-développer de nouvelles instructions et de ne plus savoir si une exigence n’est pas déjà intégrée dans une déjà existante.
Architecture
Lorsque l’on démarre, il peut être intéressant de s’appuyer sur la norme NF X46-010 et ses différents chapitres pour organiser son système. Cependant, après développement, on se rend compte que certaines exigences sont redondantes, et on risque de développer plusieurs instructions pour des exigences qui peuvent être traitées ensemble (exemple : la gestion du personnel)
D’ailleurs, certaines entreprises restent sur cette architecture pour répondre plus facilement à l’organisme certificateur. Si cette disposition est très appréciable pour l’auditeur, elle n’est peut-être pas la plus pratique pour l’entreprise et son personnel.
La bonne architecture est celle qui permet à l’entreprise :
- de retrouver, sans difficultés, dans son manuel, la réponse à n’importe laquelle des exigences de la norme.
- de pouvoir intégrer des réponses à de nouvelles exigences ou de compléter des exigences déjà existantes sans remettre en cause la totalité de son système et de son organisation.
Adéquation
Lors de l’audit siège de pré-certification, l’organisme certificateur vérifiera l’adéquation du système avec l’organisation présente de l’entreprise et éventuellement avec l’organisation future.
Ainsi, lors de la rédaction de son manuel, l’entreprise doit s’interroger pour chacune des exigences sur :
- Qui est responsable du maintien en conformité de l’exigence ?
- Comment assure-t-il ce maintien, de quel(s) moyen(s) dispose-t-il ?
- Qui contrôle que le maintien de l’exigence est conforme de manière permanente ?
- Quelle(s) alerte(s) sont mises en œuvre pour s’assurer de l’absence de dérive ?
